LIII Congreso Nacional de la SME
División de Ciencias Agropecuarias del Centro Universitario de Ciencias Biológicas y Agropecuarias (CUCBA), Zapopan, Jalisco.
Del 17 al 20 de junio de 2018. Envía tus aportaciones a:


Sociedad Mexicana de Entomología

contacto@socmexent.org


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Reglamentos del Congreso 2018


Reglamento del congreso

Requisitos para el registro

I) Ponentes y/o coautores

Deberá de enviar al correo congreso@socmexent.org su trabajo junto con la ficha de pago de inscripción al congreso (cuotas de inscripcion), ficha de registro (ficha) y carta de cesión de derechos (carta). En caso de ser estudiantes de licenciatura y posgrado además de lo anterior, deberán anexar un documento oficial que los acredite como estudiantes.

NOTA: En caso de que usted NO desee publicar su trabajo en Entomología mexicana, deberá de enviar la ficha de inscripción al congreso con todos los datos requeridos, ficha de pago, y en caso de ser estudiante un comprobante que lo acredite como tal (DEBERÁ DE ENVIAR UN RESUMEN, SIGUIENDO LOS PRIMEROS LINEAMIENTOS DE LAS NORMAS EDITORIALES DE Entomología mexicana normas editoriales)

Debe de llenar la ficha de registro con los datos correctos, entre los cuales se incluyen:

a) Nombre completo.

b) Sección en la que deberán incluirse su (s) trabajo (s). Asegúrese de que la sección elegida sea la correcta para evitar que estos queden inscritos en una sección no propia para la temática de los mismos.

c) Elija la modalidad en la que desea presentar su(s) trabajo(s): Oral o Cartel.

d) Cerciórese que los archivos de sus trabajos contengan los datos definitivos de su investigación ya que no habrá cambios de los archivos una vez que son recibidos. También cerciórese de usar un programa antivirus.

e) Solamente podrán inscribirse cuatro trabajos por autor para el Congreso Nacional de Entomología y uno más en los eventos paralelos al mismo.

f) Enviar folio o clave de la ficha de depósito bancario. La ficha de depósito bancario se enviará en un archivo escaneado (.jpg). De no recibirlo, su trabajo no quedará inscrito. Escriba en la ficha de depósito el (los) nombre (s) del (los) participante (s) al Congreso y correo electrónico.

g) Únicamente se recibirán trabajos por medio de este correo.

h) Las constancias serán en formato digital y deberá de recogerlas una vez finalizada su sección en la mesa de registro, estas contendrán el nombre de todos los autores del trabajo, así como el título de la ponencia.

i) En caso de requerir factura, esta se realizará en el mes del depósito. En ella se incluirá una leyenda que avala la participación por los días del congreso.

j) Sin excepción alguna no habrá cambios de factura, salvo que la SME tenga algún error en su captura.

k) No se realizarán facturas los meses subsecuentes al congreso.

l) Sólo se enviarán copias por extravío en el mes subsecuente al congreso.

m) Una vez registrado, debe portar su gafete durante todo el evento para entrar a las sesiones del congreso, de otra manera se le negará el acceso.

n) El ponente recibirá el material completo del congreso.

NOTA: En caso de que su trabajo NO sea aceptado para su publicación, este podrá ser presentado en el Congreso sin ningún incoveniente.

2) Asistentes

Deberá de enviar al correo congreso@socmexent.org la ficha de pago de inscripción al congreso (cuotas de inscripcion) y la ficha de registro (ficha de inscripción). En caso de ser estudiantes de licenciatura y posgrado además de lo anterior, deberán anexar un documento oficial que los acredite como estudiantes.

Debe de llenar la hoja de registro con los datos correctos, entre los cuales se incluyen:

a) Nombre completo.

b) Folio o clave de la ficha de depósito bancario en formato .jpg. Escriba en la ficha de depósito el (los) nombre (s) del (los) asistente (s) al Congreso.

c) Los asistentes que se inscriban en el congreso y paguen en efectivo, se les realizará su factura (en caso de requerirla) el mismo mes natural del evento.

d) Una vez registrado, debe portar su gafete durante todo el evento para entrar a las sesiones del congreso, de otra manera se le negará el acceso.

e) Los asitentes solo recibirán el programa y la memoria con las revistas que la SME publica.

II) De los trabajos del congreso

A) Trabajos para las Secciones regulares

1) Los trabajos deberán ser inéditos. Debe evitarse la fragmentación de investigaciones que puedan presentarse en una sola ponencia.

2) El número de autores no deberá exceder de 6, y cada autor podrá aparecer hasta cuatro veces.

3) Para ver el formato de los trabajos verifique las normas editoriales de Entomología mexicana (web).

4) El archivo deberá enviarse al correo congreso@socmexent.org

5) Los trabajos completos de tesis deberán presentarse en cualquier otra sección del Congreso NO EN LA SECCION ESTUDIANTIL.

B) De los coordinadores y evaluadores de la sección de Cartel

1) Habrá dos coordinadores de sección.

2) El Coordinador de la sección de posters se encargara de buscar evaluadores dependiendo del número de posters

3) A los evaluadores se les proporcionará un formato de evaluación, con cuestiones técnicas, información, calidad de presentación y cuestiones de diseño.

4) Los Coordinadores serán encargados de hacer acopio de las hojas de evaluación y realizar el balance de la evaluación.

5) Darán informe a la mesa de registro del (los) ganador (es), así como los nombres de los evaluadores para la elaboración de sus constancias.

6) Entregaran las constancias a los ponentes durante la presentación de los mismos.

C) Lineamientos para Presidentes de mesa

1) Verificar en los encabezados del programa en la sección donde inscribió su trabajo para ver si Usted está asignado como Presidente de mesa.

2) Ya en el congreso deberá dirigirse a la mesa de registro 30 minutos antes que comience la sesión que le toca presidir.

3) Se le entregará el material de apoyo (tarjetas), un paquete con las constancias de los ponentes, y una hoja de evaluación para la sesión.

4) Antes de la sesión tendrá que verificar que todas las constancias estén correctas y que las ponencias estén cargadas en el ordenador. Cualquier omisión deberá repórtala a la mesa de registro.

5) Debe respetarse los horarios de las ponencias y en caso de alguna inasistencia en dicho horario, no deberá de recorrer las ponencias, ese tiempo se ocupara para discutir algunos puntos de otras presentaciones o promover las publicaciones de la SME.

D) De la mesa de registro durante al Congreso

1) Funcionará en los horarios establecidos en el programa. Solo se atenderán a los asistentes al Congreso en los horarios establecidos.


Reglamento de los trabajos

PARA LA PUBLICACIÓN DE TRABAJOS EN ENTOMOLOGÍA MEXICANA


REGLAMENTO

1) Al recibir su manuscrito este será revisado y deberá de cumplir con TODAS las normas editoriales de la revista Em (vease normas editoriales), en caso de no ser así, este será regresado inmediatamente para su corrección y/o modificación..

2) Una vez que ya fue regresado para corrección y modificación y estas no fueron realizadas, su trabajo será rechazado definitivamente para publicación.

3) Cuando se haya cumplido con el punto 1 y 2, el trabajo quedará registrado oficialmente y se la asignará un código alfa numérico con el cual se identificará en todo el proceso editorial, hasta su posible publicación (favor de no quitar el número asignado).

4) Su manuscrito será asignado a un Editor Asociado especialista en el tema, el cual a su vez lo enviará a dos especialistas para su revisión y posteriormente se pondrá en contacto con Usted para darle el veredicto de su escrito.

5) El periodo de revisión es de tres a cinco semanas regularmente, evite preguntar sobre su manuscrito antes de este tiempo, una vez que se le confirma de recibido Entomología mexicana se compromete a someterlo a todo el proceso de revisión.

6) Una vez registrado su manuscrito no se aceptarán cambios de archivo ni de título o de inclusión de otros coautores.

7) Cuando su escrito sea dictaminado y este sea aprobado para su publicación, se le enviará para hacer las correcciones pertinentes, en este caso deben de tomarse en cuenta las opiniones de los revisores y de no ser así justificarlas con argumentos válidos. En caso de que no se tomen en cuenta las opiniones de los revisores y no se justifique adecuadamente el por qué, el trabajo no será publicado.

8) No habrá excepción de ningún tipo ni prorroga alguna, con la finalidad de realizar los diferentes índices y paginación de la publicación y pueda ser entregada a tiempo.

9) El número maximo de trabajos en los que un autor puede aparecer es de cuatro.

10)(Ejemplo del trabajo para EM).

Cualquier situación no considerada en estos reglamentos será atendida y resuelta por el comité editorial de Entomología mexicana.

Si tiene alguna duda sobre los reglamentos favor de comunicarse a los correos congreso@socmexent.org o presidente@socmexent.org


Reglamento de los carteles

Premio al Mejor Cartel


Está pensado con la finalidad de reconocer al mejor cartel que se presenta en esta sección.

Bases

a) Todos los trabajos inscritos a la sección de carteles participan
b) El trabajo debe ser inédito, no bibliográfico.
c) El cartel deberá de estar colocado en su numero asignado el tiempo que dure la sección.
d) El ponente tendrá que estar presente en su cartel durante el mismo tiempo, ya que los jueces pueden pasar en cualquier momento.
e) Por lo menos el autor principal(ponente) se inscribirá al Congreso.

Jurado

Las exposiciones serán evaluadas por un jurado designado por Consejo Directivo en turno y su decisión será inapelable, reservándose el derecho de declarar desierta cualquiera categoría.

Premios

Se premiaran a la mejor exposición, contenido y calidad de la información del cartel y se les otorgara constancia de participación, la premiación será llevada a cabo por el coordinador designado por el Consejo Directivo.
Los detalles no previstos en la presente convocatoria serán resueltos por el jurado y el Consejo Directivo.
La premiación se llevará a cabo en la clausura del Congreso Nacional de Entomología.


Reglamento de la seccion estudiantil

Premio a la mejor exposición Seccion estudiantil


Está pensado para promover la Entomología entre los jóvenes estudiantes que hayan desarrollado algún trabajo relacionado en el campo entomología, acarología, aracnología o grupos afines.

Bases

a) Ser estudiantes de licenciatura
b) El trabajo debe ser inédito, no bibliográfico y haberse desarrollado en alguna de las materias que conformen el plan de estudios.
c) Se tendrá que enviar el trabajo en el tiempo que lo estipule la convocatoria y deberá ajustarse de acuerdo a las normas vigentes.
d) Deberá venir acompañado de una carta del profesor consejero o de asignatura que avale que el trabajo fue revisado.
e) Por lo menos el autor principal (ponente) se inscribirá al Congreso en la categoría de estudiantil.
f) El trabajo tendrá que ser expuesto de forma oral, no se permitirá que se presente en cartel.
g) En caso de que el o los estudiantes autores quisieran presentar su trabajo en otra sección del congreso es posible hacerlo, pero renuncian a la participación de este premio.

Jurado

Las exposiciones serán evaluadas por un jurado de designado por Consejo Directivo en turno y su decisión será inapelable, reservándose el derecho de declarar desierta cualquiera categoría.

Premios

Se premiaran a la mejor exposición y se les otorgara constancia de participación a los restantes lugares, la premiación será llevada a cabo por el coordinador designado por el Consejo Directivo en la clausura del Congreso Nacional de Entomología.
Los detalles no previstos en la presente convocatoria serán resueltos por el jurado y el Consejo Directivo.


Reglamento de los cursos

1) Se hará la petición formal del mismo, anexando el nombre completo del curso, nombre del organizador, de los instructores, programa tentativo con el número total de horas, incluyendo recesos y posibles asistentes.

2) La difusión del curso corre a cargo tanto de la SME como del organizador y de los instructores del mismo.

3) Se deberá confirmar la impartición del curso por lo menos un mes después de la primera circular.

4) Todos los asistentes al curso deberán de liquidar su inscripción un mes antes del primer día del curso.

5) La facturación del curso se realizará en el mes que se realizó el depósito de inscripción, no habrá cambio de factura, salvo la SME tenga algún error al realizarla (la corrección se realizará dentro del mes que se facturó).

6) El número máximo de asistentes dependerá de las capacidades de los espacios destinados para el curso.

7)Los organizadores deberán de proveer el material didáctico que se utilizará durante el curso, de preferencia medios electrónicos, así como informar de las necesidades del mismo (uso de ordenadores, microscopios, lámparas, etc.).

8) Los organizadores e instructores de los cursos tienen la obligación de estar en contacto con la SME, por cualquier eventualidad.

9) En caso de que el curso sea cancelado, se deberá de notificar a la SME por escrito e incluyendo la justificación de esta decisión.

10) Los organizadores del curso deberán marcar copia al correo congreso@socmexent.org o presidente@socmexent.org donde se avise a los asistentes e instructores de la cancelación del curso.

11) En caso de la cancelación del curso, la SME no se compromete a devolver la cuota de inscripción al curso, a menos de que se trate de una causa de fuerza mayor; si se diera esta situación se llegaría a un acuerdo entre ambas partes.

12) La SME se compromete a facilitar las instalaciones y el coffee break para la impartición de cursos de acuerdo a los horarios proporcionados por el organizador, así como las constancias de participación del curso.

13) La SME no se hará cargo de los viáticos de coordinadores, profesores e invitados al curso. Todos los gastos de viáticos, coordinadores, invitados, notas del curso y demás gastos generados, deberán de ser cubiertos con las cuotas de inscripción.

Cualquier situación no considerada en estos reglamentos será atendida y resuelta por la mesa directiva de las SME.

Si tiene alguna duda sobre estos reglamentos favor de comunicarse a los correos congreso@socmexent.org o presidente@socmexent.org


Reglamento de los simposios

1.- Se hará la petición formal del mismo, anexando el nombre completo del Simposio, nombre del (los) Organizador (es) y un programa tentativo a partir de la publicación de la primera circular y hasta un mes después de la emisión de la misma.

2.- Se deberá confirmar la participación del Simposio en el Congreso por lo menos un mes después de la segunda circular y hasta un mes después de la emisión de la misma. En caso de cancelar el Simposio se deberá manifestar por escrito, por lo menos tres meses antes del Congreso.

3.- Si no hay una confirmación formal del simposio, el Consejo Directivo tiene la facultad de cancelar la petición de organización del Simposio.

4.- En caso de cancelación NO SE DEVOLVERÁN las Inscripciones, dando la opción a los ponentes para que puedan presentar su trabajo durante el congreso en las secciones regulares del mismo.

5.- La Sociedad Mexicana de Entomología no se hace responsable de los viáticos de los invitados, estos correrán por cuenta propia o de ser posible de los organizadores del Simposio.

6.- El Organizador del Simposio está obligado a verificar la inscripción al Congreso de todos los participantes. Se requiere que por lo menos un autor por ponencia esté inscrito al Congreso Nacional de Entomología. Además, deberá de estar pendiente de la oportuna asignación de materiales y diplomas de los ponentes.

7.- Solo se le asignará un día por Simposio. Los tiempos de participación dependerán del número de ponentes, no excediendo de media hora por cada uno.

8.- El número de Simposios al congreso será en base a la demanda y espacios disponibles durante el congreso.

9.- El Comité Editorial General revisará los trabajos presentados en el Simposio y evaluará su contenido científico, aplicado o de difusión, con base a ello serán asignados a alguna de las Revistas que edita la Sociedad Mexicana de Entomología.

a) Como un número especial de Entomología mexicana.

Este incluirá solo los trabajos del Simposio y donde el Organizador o Coordinadores fungirán como editores asociados de este número, bajo los siguientes lineamientos.

Las exposiciones serán evaluadas por un jurado de designado por Consejo Directivo en turno y su decisión será inapelable, reservándose el derecho de declarar desierta cualquiera categoría.

i. Los trabajos serán enviados al Editor General al correo congreso@socmexent.org, a más tardar un mes pasado el Simposio.

ii. La evaluación previa por los editores de Entomología mexicana se realizará por lo menos un mes después de la recepción de los trabajos.

iii. El Organizador del Simposio fungirá como Editor Asociado y es el responsable de la fase de evaluación de los trabajos de Simposio (Coordinar el arbitraje de los trabajos sometidos a evaluación el cual será en un plazo máximo de un mes).

iv. El Organizador debe estar en contacto estrecho con el Comité Editorial de Entomología mexicana, para el seguimiento del proceso de arbitraje y publicación de los trabajos evaluados. (ver reglamento para publicación en Entomología Mexicana).

v. Una vez que el Editor Asociado tenga los trabajos aceptados para publicación y corregidos por parte del autor, estos serán enviados al Editor General de Entomología Mexicana para su posterior publicación.

vi. El tiempo de publicación será en un plazo máximo de tres meses después de la recepción de los trabajos corregidos.

b) En el Boletín de la Sociedad Mexicana de Entomología (nueva serie).

Si los trabajos no cuentan con todo el rigor científico, pero que cuenten con revisiones, divulgación, experiencias, serán publicados en un número especial. El organizador fungirá como Editor Asociado.

i. Los trabajos serán enviados al Editor General al correo boletin-sme@outlook.com, a más tardar un mes pasado el Simposio

ii. La evaluación previa por los Editores del Boletín, se realizará por lo menos un mes después de la recepción de los trabajos.

iii. El Organizador del simposio (Editor Asociado) es el responsable de la fase de evaluación de los trabajos de Simposio

iv. Una vez que el Editor Asociado tenga los trabajos evaluados y corregidos serán enviados al Editor General del Boletín para su posterior publicación.

v. El tiempo de publicación será en un plazo máximo de tres meses después de la recepción de los trabajos corregidos.

c) No publicarse dentro de las revistas que edita la Sociedad Mexicana de Entomología.

10.- Cualquier punto no contemplado en este reglamento se resolverá al momento por el Consejo Directivo.


Reglamento de la Eleccion de los miembros del comite

Bases

a) El Consejo Directivo estará integrado por un Presidente, un Primer Vicepresidente, un Segundo Vicepresidente, un Secretario, un Tesorero. Los Vocales de Información Electrónica, de Publicaciones y los Vocales regionales serán designados por el Comité Directivo a cargo.

b) Solamente los socios fundadores, titulares y correspondientes y que hayan tenido algún cargo en la SME o en su institución de procedencia con experiencia en la organización de eventos académicos, podrán ser electos para integrar el Consejo Directivo.

c) Los contendientes a ocupar los cargos de Primer Vicepresidente, Secretario y Tesorero, podrán ser propuestos por al menos dos socios activos mediante un carta de postulación en la cual el designado a ocupar el cargo este de acuerdo en aceptar la candidatura o en su defecto por la mesa directiva en función.

d) Los miembros del Consejo Directivo serán designados por mayoría de votos de asociados y durarán 2 años en funciones.

e) Las votaciones se llevarán a cabo durante la última sesión plenaria que tenga lugar en el periodo correspondiente al Consejo Inmediato anterior. Para ello se deberán de colocar en lugar visible las ternas de los contendientes con los siguientes datos:

    1. Nombre y grado

    2. Institución de procedencia

    3. Vigencia en la SME

    4. Formato Curricular breve

    5. Compromisos con la SME

f) Las votaciones se llevarán a cabo durante el desarrollo del Congreso Nacional, en las cuales cada socio recibirá las papeletas pertinentes y tendrá que marcar la casilla correspondiente al candidato de su elección, colocar dichas papeletas en la urna correspondiente. Una vez que haya hecho su votación, deberá poner su nombre y firmara el libro mismo que servirá para validar el proceso ante un notario público.

g) Las votaciones electrónicas quedan descartadas debido a que todavía no cuentan con un aval gubernamental para ser declaradas validas ante notario público.

h) Por estatus internos de la Sociedad Mexicana de Entomología. El primer Vicepresidente del Consejo anterior pasará a ocupar el cargo de Presidente y el Presidente saliente pasará a ser el Segundo Vicepresidente.

i) Los miembros foráneos y que no pueda asistir al congreso por cualquier cuestión, podrán emitir su voto vía correspondencia en formas que para ello se les remita con toda oportunidad.

j) El recuento de los votos será hecho por una comisión nombrada en el seno de la asamblea, la que, terminado su trabajo, informará del resultado de la elección. Acto continuo se tomará la protesta de la nueva Directiva, la cual entrará en funciones inmediatamente.

Los miembros del Consejo Directivo tendrán las siguientes funciones:

I.- El Presiente, quien será el miembro ejecutivo de la Asociación coordinará las actividades de la organización; presidirá las sesiones; autorizará su realización y organizará las demás actividades de la Asociación de acuerdo siempre con el Consejo Directivo; representará oficial, extraoficial y judicialmente a la Asociación cuando no hubiera sido nombrado un representante especial, en todos los actos a que se le delegue o invite asistir; será responsable de la buena marcha de la Asociación y hará cumplir los estatutos y los acuerdos emanados de la misma.

II.- El primer Vicepresidente suplirá el Presidente en todas las ausencias del mismo.

III.- El Segundo Vicepresidente actuará como consejero de la Directiva.

IV.- El Secretario llevará cuenta y detalle de todo cuando se diga y haga en las sesiones, para lo cual levantará en cada ocasión el acta correspondiente en el libro especial destinado a tal fin, la cual será leída y puesta a la consideración de los socios en la siguiente sesión. Presidirá las sesiones en ausencia del Presidente y del Primer Vicepresidente. Informará en cada sesión de las gestiones, realización de acuerdos y de la aceptación y exclusión de los miembros. Llevará cuidadosamente el archivo de la Asociación, glosando en expedientes especiales la correspondencia de la misma después de darle trámite. Hará los citatorios para las sesiones y al final de su gestión presentará un informe general de las actividades de la Asociación. Recibirá y distribuirá los trabajos científicos a las comisiones designadas.

V.- El Tesorero llevará la contabilidad de la Asociación. Recabará las cuotas de los miembros. Cubrirá los gastos de la revista y otras publicaciones que se editen y administrará en general, con el Vo.Bo. del Presidente, los fondos destinados a gastos internos de la Asociación. Anualmente rendirá informe del movimiento de fondos.

VI.- Los Vocales serán designados, para serles conferidas las comisiones en que cooperen con los otros miembros del consejo Directivo, en las gestiones y organización de las Actividades de la Asociación.

VII.- Si en Consejo Directivo quedara reducido a tres personas, éstas podrán convocar a sesión para cubrir los puestos vacantes mientras concluye el periodo de actividades del Consejo Directivo original.

IX.- Para auxiliar al Consejo Directivo en las actividades de la Asociación se nombrarán comisiones con la designación de: Comisión de Sesiones, Comisión de Publicaciones, Comisión de Excursiones y Comisión de Eventos, constando cada una de tres personas.